Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie im Zusammenhang mit der Website und der Software „HausBoard“ personenbezogene Daten verarbeitet werden.

HausBoard ist eine digitale Verwaltungssoftware für Hausverwaltungen, gewerbliche Vermieter und sonstige berufliche Nutzer. Die Software unterstützt insbesondere bei der Verwaltung von Objekten, vermietbaren Einheiten, Mietern, Tickets, Schadensmeldungen, Dokumenten, Aushängen, Zählerständen, Wartungen, Mietzahlungen, E-Mail-Benachrichtigungen und der Vorbereitung von Abrechnungsprozessen.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Nutzung der Software, zur Vertragsdurchführung, zur Kommunikation, zur Sicherheit des Dienstes oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Christian Heinen
handelnd unter HausBoard
Babenhauserstr. 1
87767 Niederrieden
Deutschland
E-Mail: info@mein-hausboard.de

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns unter folgender E-Mail-Adresse erreichen:

info@mein-hausboard.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da hierzu nach aktuellem Stand keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Sollte sich dies ändern, werden die entsprechenden Kontaktdaten ergänzt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erteilt wurde.
• Art. 28 DSGVO, soweit HausBoard personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet.

Berechtigte Interessen können insbesondere die sichere Bereitstellung der Website und Software, die Fehleranalyse, die Missbrauchsverhinderung, die Verbesserung des Dienstes und die Kommunikation mit Nutzern sein.

Beim Aufruf der öffentlichen Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Website angezeigt, stabil betrieben und abgesichert werden kann.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• technische Log- und Fehlerdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Website und Anwendung werden über technische Dienstleister bereitgestellt. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies für Hosting, Auslieferung, Datenbankbetrieb, Authentifizierung, Speicher, Sicherheit und E-Mail-Versand erforderlich ist.

Aktuell oder vorgesehen eingesetzte Dienstleister sind insbesondere:

• Vercel für Hosting und Auslieferung der Webanwendung
• Supabase für Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher
• Brevo für E-Mail-Versand
• STRATO für Domain- und E-Mail-Infrastruktur
• Google Analytics nur nach vorheriger Einwilligung
• Zahlungsanbieter derzeit noch nicht aktiv
• externe OCR-/KI-Anbieter derzeit noch nicht final aktiv

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden geeignete Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen, sofern dies datenschutzrechtlich erforderlich ist.

Wenn ein Testzugang oder Nutzerkonto erstellt wird, werden die zur Einrichtung und Verwaltung des Zugangs erforderlichen Daten verarbeitet.

Dazu können gehören:

• Name der Verwaltung oder Firma
• Firmenadresse
• Ansprechpartner
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, falls angegeben
• Anzahl vermietbarer Einheiten
• Zugangsdaten
• Rollen und Berechtigungen
• Trial-Status
• Vertrags- und Nutzungsstatus
• technische Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung des Testzugangs, zur Authentifizierung, zur Bereitstellung der Software und zur Kommunikation mit dem Nutzer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Testphase beträgt 30 Tage. Nach Ablauf der Testphase kann der Zugang pausiert werden. Daten bleiben zunächst für weitere 30 Tage erhalten, um eine Reaktivierung oder einen Datenexport zu ermöglichen. Danach können die Daten gelöscht oder anonymisiert werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei Nutzung der HausBoard-Anwendung werden die Daten verarbeitet, die durch die jeweilige Verwaltung, deren Nutzer oder angebundene Personen eingegeben, hochgeladen oder erzeugt werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• Verwaltungs- und Firmendaten
• Nutzerprofile, Rollen und Berechtigungen
• Objektdaten
• Daten zu Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Garagen, Stellplätzen und Lagern
• Mieterdaten und Kontaktdaten
• Mietverhältnisse und Einzugs-/Auszugsdaten
• Tickets, Schadensmeldungen und Bearbeitungsstatus
• Nachrichten und interne Notizen
• Fotos und Anhänge
• Dokumente und Dateien
• Aushänge und Mitteilungen
• Zählerstände
• Wartungsdaten
• Geräte- und Dienstleisterinformationen
• Abrechnungszeiträume, Belege, Rechnungen und Kostenarten
• Mietzahlungen, Zahlungssoll, Zahlungsstatus und Vorauszahlungen
• E-Mail-Versandprotokolle
• Audit-Logs und technische Protokolle

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Software und zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit HausBoard Daten verarbeitet, die Kunden über ihre Mieter, Mitarbeiter, Hausmeister oder Dienstleister erfassen, erfolgt die Verarbeitung regelmäßig im Auftrag des jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO.

HausBoard ist als mandantenfähige Software aufgebaut. Jede Verwaltung erhält einen eigenen Arbeitsbereich. Daten werden anhand der jeweiligen Verwaltung beziehungsweise Firma getrennt verarbeitet.

Der Zugriff erfolgt rollenbasiert. Je nach Rolle können unterschiedliche Bereiche sichtbar sein, zum Beispiel für:

• Verwaltung
• Mitarbeiter
• Mieter
• Hausmeister
• Dienstleister
• Systemadministration

Mieter sehen nur eigene oder ausdrücklich freigegebene Daten. Hausmeister und Dienstleister sehen nur die ihnen zugewiesenen oder freigegebenen Informationen. Interne Inhalte der Verwaltung bleiben für andere Rollen verborgen.

HausBoard ermöglicht den Upload und die Verwaltung von Dokumenten, Fotos und sonstigen Dateien.

Dazu können gehören:

• Hausordnungen
• Pläne
• Schreiben
• personenbezogene Mieterdokumente
• Aushänge
• Ticketfotos
• Zählerstandfotos
• Wartungsunterlagen
• Rechnungen und Belege

Dokumente werden grundsätzlich nicht öffentlich bereitgestellt, sondern in privaten Speicherbereichen abgelegt. Der Zugriff erfolgt über Rollen, Berechtigungen und geschützte Links. Sensible Dokumente dürfen nur für die passende Zielgruppe freigegeben werden.

Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Freigabe hochgeladener Inhalte liegt beim jeweiligen Kunden beziehungsweise bei der jeweiligen Verwaltung.

HausBoard ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Schadensmeldungen, Tickets, Nachrichten und internen Notizen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten des Meldenden
• Objekt und Wohneinheit
• Beschreibung des Schadens oder Anliegens
• Fotos und Anhänge
• Priorität und Status
• Zuweisungen an Mitarbeiter, Hausmeister oder Dienstleister
• Nachrichten und Bearbeitungsvermerke
• Zeitpunkte und Bearbeitungshistorie

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Dokumentation der jeweiligen Meldung. Rechtsgrundlage ist je nach Nutzung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 28 DSGVO.

HausBoard stellt getrennte Bereiche für unterschiedliche Nutzergruppen bereit.

Im Mieterbereich können Mieter insbesondere eigene Meldungen, freigegebene Dokumente, Informationen und Mitteilungen einsehen.

Im Hausmeister- oder Dienstleisterbereich können Aufgaben, Tickets, Wartungen oder relevante Objektinformationen angezeigt werden, soweit diese für die Bearbeitung erforderlich sind.

Die jeweilige Verwaltung ist dafür verantwortlich, Nutzer korrekt anzulegen, Rollen passend zu vergeben und Inhalte nur an berechtigte Personen freizugeben.

HausBoard kann Funktionen zur Vorbereitung von Abrechnungen, zur Belegverwaltung und zur Prüfung von Mietzahlungen bereitstellen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Abrechnungszeiträume
• Kostenarten
• Rechnungen und Belege
• Rechnungsdaten
• Leistungszeiträume
• Brutto- und Nettobeträge
• Verteilerschlüssel
• Vorauszahlungen
• Miet-Sollstellungen
• Zahlungseingänge
• Zahlungsstatus
• Prüflisten und Exporte

HausBoard unterstützt die Organisation und Vorbereitung. Eine rechtliche oder steuerliche Prüfung sowie die abschließende Bewertung der Richtigkeit einer Abrechnung erfolgt nicht durch HausBoard, sondern verbleibt bei der jeweiligen Verwaltung.

HausBoard kann Belege und Rechnungen technisch auswerten, um Felder vorzuschlagen und Formulare vorzubefüllen. Diese Auswertung dient ausschließlich der Unterstützung der Verwaltung.

Soweit die Auswertung ohne externe Anbieter erfolgt, findet die Verarbeitung innerhalb der HausBoard-Infrastruktur beziehungsweise der eingesetzten technischen Dienste statt.

Externe OCR- oder KI-Anbieter werden erst eingesetzt, wenn diese datenschutzrechtlich geprüft, vertraglich eingebunden und in dieser Datenschutzerklärung sowie in der Unterauftragnehmerliste entsprechend benannt sind.

Automatisch erkannte Werte sind Vorschläge und müssen durch die Verwaltung geprüft und bestätigt werden.

HausBoard nutzt E-Mail-Versandfunktionen, um Nutzer über bestimmte Ereignisse zu informieren.

Dazu können insbesondere gehören:

• Test- und Systemmails
• Einladungen an Mieter oder Nutzer
• Benachrichtigungen zu Tickets
• Statusänderungen
• Informationen zu freigegebenen Dokumenten
• Mitteilungen und Aushänge
• kontobezogene Hinweise

Für den E-Mail-Versand kann Brevo eingesetzt werden.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Empfängeradresse
• Absenderinformationen
• Betreff
• Versandzeitpunkt
• Versandstatus
• technische Zustellinformationen
• Kategorie der Benachrichtigung

Sensible Dokumentinhalte werden nicht als Dateianhang per automatischer E-Mail versendet. E-Mails enthalten in der Regel nur einen Hinweis und gegebenenfalls einen Link zum geschützten Bereich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die E-Mail zur Vertrags- oder Nutzungsdurchführung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Kommunikations- und Informationsinteressen. Bei einwilligungspflichtigen Nachrichten erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

HausBoard verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, um die Website und Anwendung bereitzustellen. Dazu gehören insbesondere Funktionen für:

• Login und Session
• Sicherheit
• Speicherung von Cookie-Einstellungen
• technische Stabilität der Anwendung

Diese technisch notwendigen Cookies sind erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Zusätzlich können Statistik-Cookies eingesetzt werden, wenn der Nutzer über das Cookie-Banner eingewilligt hat. Marketing-Cookies oder Marketing-Pixel sind derzeit nicht aktiv.

Einwilligungen können jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden.

HausBoard kann Google Analytics zur statistischen Auswertung der öffentlichen Website einsetzen.

Google Analytics wird nur geladen, wenn der Nutzer im Cookie-Banner der Kategorie „Statistik“ zugestimmt hat. Ohne Zustimmung wird Google Analytics nicht geladen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

Google Analytics wird nicht eingesetzt, um sensible Inhalte aus der HausBoard-Anwendung, Dokumente, Tickets oder personenbezogene Verwaltungsdaten auszuwerten.

Ein Zahlungsanbieter ist derzeit noch nicht aktiv eingebunden.

Sollte künftig ein Zahlungsanbieter wie Stripe oder ein anderer Dienst genutzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vorab entsprechend ergänzt. Dabei können je nach Anbieter Zahlungsdaten, Rechnungsdaten, Vertragsdaten und technische Transaktionsdaten verarbeitet werden.

Marketing-Pixel, Retargeting oder vergleichbare Marketing-Tracking-Technologien sind derzeit nicht aktiv.

Sollten solche Dienste künftig eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Ergänzung dieser Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, nach Einholung einer Einwilligung.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Für Testzugänge gilt:

• Die Testphase beträgt 30 Tage.
• Nach Ablauf kann der Zugang pausiert werden.
• Die Daten bleiben anschließend weitere 30 Tage erhalten, um eine Reaktivierung oder einen Export zu ermöglichen.
• Danach können die Daten gelöscht oder anonymisiert werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für Vertragskunden gilt:

• Daten werden während der Vertragslaufzeit verarbeitet.
• Nach Vertragsende bleiben Daten für 30 Tage zur Export- oder Reaktivierungsmöglichkeit erhalten.
• Danach können Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
• Backups können technisch bedingt erst zeitversetzt überschrieben werden.

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist:

• Hosting- und Infrastruktur-Anbieter
• Datenbank- und Authentifizierungsanbieter
• Speicheranbieter
• E-Mail-Versanddienstleister
• technische Dienstleister
• Zahlungsanbieter, falls künftig aktiviert
• OCR-/KI-Anbieter, falls künftig aktiviert
• gesetzlich berechtigte Behörden oder Stellen, soweit hierzu eine Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte erfolgt nicht.

Soweit Dienstleister mit Sitz oder Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten nur unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln.

HausBoard setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS
• rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Mandantentrennung nach Verwaltung/Firma
• private Speicherbereiche
• geschützte Links für Dokumente
• serverseitige API-Schlüssel
• Zugriffsbeschränkungen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• regelmäßige technische Aktualisierungen im Rahmen der eingesetzten Plattformen

Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann eine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht garantiert werden.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte kann eine Nachricht an info@mein-hausboard.de gesendet werden.

Soweit HausBoard Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, kann es erforderlich sein, dass Anfragen betroffener Personen an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen weitergeleitet werden.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Dies betrifft insbesondere Einwilligungen für Statistik-Cookies beziehungsweise Google Analytics. Der Widerruf kann über die Cookie-Einstellungen erfolgen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister, gesetzliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.

Stand: Juni 2026